Τα Έγγραφα Google είναι απίστευτα βολικά, αλλά η ανεύθυνη κοινή χρήση συνδέσμων μπορεί να εκθέσει έγγραφα που μπορεί να φαίνεται να είναι απόρρητα.
Πολλοί άνθρωποι επαινούν Έγγραφα Google για την ευελιξία του και την ανεκτίμητη επιλογή για κοινή χρήση ενός εγγράφου με συγκεκριμένα άτομα, αλλά αυτές οι επιλογές κοινής χρήσης και πώς χρησιμοποιούνται, μπορούν να ανοίξουν την πόρτα για ορισμένες τεράστιες παραβιάσεις της ιδιωτικής ζωής. Είναι τρομακτικά δύσκολο μερικές φορές να χρησιμοποιείτε το Διαδίκτυο με επαγγελματική ιδιότητα και να αποφεύγετε να βασίζεστε στις υπηρεσίες της Google, αλλά υπάρχουν τρόποι να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία και να προστατεύσετε τα προσωπικά δεδομένα ταυτόχρονα.
Η σουίτα δυνατοτήτων της Google είναι χρήσιμη για οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Η εταιρεία υποστηρίζει ένα θησαυροφυλάκιο δωρεάν προγραμμάτων για όλες τις γραμμές εργασίας, όπως το Gmail, τα Φύλλα Google, το Google Drive, τους Χάρτες Google και φυσικά τα Έγγραφα Google. Όλα αυτά τα εργαλεία παρέχουν εντυπωσιακές επιλογές κοινής χρήσης που επιτρέπουν στους χρήστες να μοιράζονται δεδομένα και να συνεργάζονται σε έργα, και μερικά είναι ακόμη διασκεδαστικά στη χρήση.
Συνεχίστε την κύλιση για να συνεχίσετε να διαβάζετε Κάντε κλικ στο κουμπί παρακάτω για να ξεκινήσετε αυτό το άρθρο σε γρήγορη προβολή.
Δυστυχώς, η αξιοποίηση αυτών των επιλογών κοινής χρήσης δημιουργεί επίσης τους μεγαλύτερους κινδύνους. Στα Έγγραφα Google, η ευκολότερη μέθοδος κοινής χρήσης συνδέσμων είναι να ενεργοποιήσετε την κοινή χρήση συνδέσμων για να δημιουργήσετε μια μοναδική διεύθυνση URL για το έγγραφο και να στείλετε αυτόν τον σύνδεσμο σε έναν συνάδελφο. Ενώ η άμεση ενέργεια αποστολής ενός συνδέσμου σε άτομο είναι σχετικά ασφαλής, εάν το έγγραφο έχει συνδέσμους που μεταβαίνουν σε άλλους ιστότοπους, κάνοντας κλικ σε αυτούς τους συνδέσμους αποστέλλει την προηγούμενη διεύθυνση URL (αυτή που δημιουργήθηκε ιδιωτικά για κοινή χρήση του ίδιου του εγγράφου) στο κατάλογος νέου ιστότοπου. Δεν είναι μια εγγενώς παράξενη πρακτική - είναι απλώς ένα ελάχιστα γνωστό μέρος του τρόπου λειτουργίας του Διαδικτύου.
Πώς να διατηρήσετε το απόρρητο κατά την αποστολή των Εγγράφων Google
Ένας από τους ευκολότερους και πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να μοιραστείτε με ασφάλεια ένα Έγγραφο Google είναι να το μοιραστείτε με συγκεκριμένα άτομα. Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το επιτύχετε αυτό. Ο πιο γρήγορος τρόπος είναι να απενεργοποιήσετε την κοινή χρήση συνδέσμων και, αντίθετα, να επιλέξετε 'Συγκεκριμένα άτομα' στις επιλογές κοινής χρήσης συνδέσμου. Αυτό προϋποθέτει ότι το άλλο μέρος θα συνδεθεί σε έναν λογαριασμό Google, αλλά εάν η εργασία σημαίνει αποστολή ευαίσθητων πληροφοριών σε ένα έγγραφο, μάλλον αξίζει το επιπλέον βήμα. Εάν το αρχείο περιλαμβάνει συνδέσμους και ο χρήστης κάνει κλικ σε αυτούς, η διεύθυνση URL θα εξακολουθεί να ενημερώνει άλλους ιστότοπους όπου βρισκόταν ο χρήστης όταν έκανε κλικ στον σύνδεσμο, ωστόσο, δεν θα επιτρέψει σε αυτούς τους ιστότοπους να διαβάσουν το ίδιο το έγγραφο, αφού έχουν οριστεί οι επιλογές κοινής χρήσης συνδέσμου για να περιορίσετε την πρόσβαση μόνο στα συγκεκριμένα άτομα που επιλέξατε.
Μια άλλη επιλογή είναι να κάνετε χρήση των Ομάδων Google. Αυτή η διαδρομή απαιτεί επίσης από όλους τους εμπλεκόμενους να συνδεθούν με έναν Λογαριασμό Google, αλλά σε αντάλλαγμα, δημιουργεί μια λίστα ατόμων με τα οποία μπορεί να κοινοποιηθεί οτιδήποτε. Αυτή είναι μια εξαιρετική επιλογή εάν η εργασία απαιτεί συχνή κοινή χρήση εγγράφων με μια μεγάλη ομάδα ατόμων. Κάθε ομάδα θα έχει τη δική της συσχετισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου «@googlegroups», οπότε αντί να εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός συγκεκριμένου ατόμου όταν επιλέγετε πού θα μοιραστείτε ένα Έγγραφο, απλώς χρησιμοποιήστε το email ομάδας. Είναι καλή ιδέα να παρακολουθείτε τα μέλη της ομάδας για να διατηρήσετε την επίγνωση του ποιος έχει πρόσβαση στα κοινόχρηστα αρχεία και είναι εύκολο να αφαιρέσετε άτομα που δεν συμμετέχουν πλέον στο έργο.
Τελικά, όπως συμβαίνει συνήθως κατά την επικοινωνία στο διαδίκτυο, είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη τις ρυθμίσεις απορρήτου κατά την κοινή χρήση πληροφοριών. Με έξυπνη χρήση της κοινής χρήσης συνδέσμων, Έγγραφα Google μπορεί να είναι ασφαλής και ασφαλής.